Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condițiile în care furnizează toate informațiile prevăzute de normele legale în vigoare.
Documentele justificative trebuie sa cuprindă următoarele elemente principale:
În cuprinsul oricarui document emis de catre o societate comerciala trebuie sa se mentioneze si elementele prevazute de legislatia din domeniu, respectiv :
Documentele justificative provenite din tranzactii/operatiuni de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice, pe baza de borderouri de achiziții, pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrarii în gestiune a bunurilor respective.
În cazul în care documentele se referă la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baza de norme de venit, pentru a fi înregistrate în contabilitate, acestea trebuie sa aibă la baza contracte sau convenții civile, încheiate în acest scop, și documentul prin care se face dovada plății, respectiv dispozitia de plată/încasare.
Contabilitatea se tine în limba română și în moneda natională. Contabilitatea operațiunilor efectuate în valută se ține atât în moneda natională, cât și în valută, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens.
Documentele justificative și financiar-contabile pot fi întocmite și într-o altă limbă și altă monedă dacă acest fapt este prevăzut expres printr-un act normativ (de exemplu, Codul fiscal, referitor la factura).
Documentele contabile - jurnale, fise etc. -, care servesc la prelucrarea, centralizarea si înregistrarea în contabilitate a operatiunilor consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, trebuie sa cuprinda elemente cu privire la:
Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, dupa caz.
Regimul juridic al documentelor în formă electronică, ce conțin date privind operatiunile economice de schimb sau vânzare de bunuri ori servicii între persoane care emit si primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante în forma electronica, este stabilit de Codul fiscal.
În cazul în care prelucrarea documentelor justificative se face de catre un tert (persoana fizica sau juridica), în relatiile dintre terti si unitatile beneficiare este necesar ca pentru efectuarea corespunzatoare a înregistrarilor în contabilitate sa se respecte urmatoarele reguli:
În vederea înregistrarii în jurnale, fise si în celelalte documente contabile a operatiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, potrivit formelor de înregistrare în contabilitate utilizate de unitati, se poate face contarea documentelor justificative, indicându-se simbolurile conturilor sintetice si analitice, debitoare si creditoare, în conformitate cu planul de conturi general aplicabil.
Înregistrarile în contabilitatea sintetica si analitica se fac pe baza de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatiuni de aceeasi natura si perioada.
În cazul operatiunilor contabile pentru care nu se întocmesc documente justificative, înregistrarile în contabilitate se fac pe baza de note de contabilitate care au la baza note justificative sau note de calcul, dupa caz.
În cazul stornarilor, pe documentul initial se mentioneaza numarul si data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operatiunii, iar în nota de contabilitate de stornare se mentioneaza documentul, data si numarul de ordine ale operatiunii care face obiectul stornarii.
Corectarea înregistrarilor facute în contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate întocmite în acest scop.
Înregistrarile în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate si sistematic, în conturi sintetice si analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare forma de înregistrare în contabilitate.
Înregistrarile în contabilitate se pot face manual sau utilizându-se sistemele informatice de prelucrare automata a datelor.
Înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare se efectuează :
În mod similar, înregistrarea în Registrul-jurnal şi Cartea mare se efectuează pentru aceeaşi perioadă.
Pentru determinarea plafonului prevăzut de 35.000 Euro se utilizează cursul de schimb valutar comunicat de Banca Naţională a României, valabil la data încheierii exerciţiului financiar precedent.
Registrele de contabilitate și formularele financiar-contabile pot fi adaptate în functie de specificul si necesitatile fiecărei entitati economice, cu condiția respectării conținutului de informații și a normelor de întocmire si utilizare a acestora. Acestea pot fi pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor.
Numarul de exemplare al formularelor financiar-contabile poate fi diferit de cel prevăzut în prezentele norme metodologice, în condițiile în care procedurile proprii privind organizarea și conducerea contabilitatii impun acest lucru.
În situatia în care activitatea de întocmire a documentelor justificative și financiar-contabile este încredințată în baza unui contract de prestări de servicii unor persoane fizice sau juridice, normele proprii interne de întocmire si utilizare a formularelor respective se adapteaza în mod corespunzator, fiind obligatoriu sa se prevadă în contract clauze referitoare la întocmirea si utilizarea formularelor în aceste condiții.
Se pot stabili norme proprii de întocmire si utilizare a formularelor financiar-contabile, cu conditia ca acestea sa nu contravina reglementarilor legale în vigoare.
Neîntocmirea, întocmirea eronata si/sau neutilizarea documentelor justificative si financiar-contabile, conform prevederilor prezentelor norme metodologice, se sanctioneaza potrivit dispozitiilor legale.
