• REGISTRUL NUMERELOR DE INVENTAR (Cod 14-2-1)

Serveşte ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente în unitate, în vederea identificarii lor.

Se întocmeşte de către compartimentul financiar-contabil prin înregistrarea cronologică a mijloacelor fixe intrate în unitate.

Se poate folosi fie câte un registru pentru fiecare grupa de mijloace fixe, fie un registru pentru mai multe grupe, în functie de numarul mijloacelor fixe existente si al celor care urmeaza a intra în unitate.

În scopul asigurarii controlului asupra existentei mijloacelor fixe, se atribuie fiecarui mijloc fix, care constituie obiect de evidenta, un numar de inventar în momentul intrarii în unitate prin achizitionare, construire, confectionare, transfer etc. (cu exceptia celor luate cu chirie), care se consemneaza în registrul numerelor de inventar. Numerele de inventar atribuite mijloacelor fixe care circula prin schimb (tuburi pentru oxigen, butoaie etc.) nu se imprima pe acestea.

Numerotarea mijloacelor fixe în cadrul registrului se face, de regulă, în ordinea succesivă a numerelor si/sau pe grupe de mijloace fixe.

Numarul de inventar atribuit unui mijloc fix urmeaza sa fie trecut în toate documentele care privesc mijlocul fix respectiv.

Numarul de inventar atribuit se imprimă direct pe obiect (cu vopsea sau prin poansonare) sau se gravează pe o placuţă ce se fixează pe mijlocul fix respectiv sau prin alte mijloace care să asigure identificarea mijlocului fix respectiv.

Pe fiecare obiect este obligatoriu să se imprime şi initialele unităţii căreia îi aparţin mijloacele fixe respective.

Pentru mijloacele fixe complexe (formate din mai multe obiecte componente) si pentru mijloacele fixe a caror evidenta se tine pe tronsoane (conducte de distributie gaz metan, drumuri, linii electrice etc.), pe fiecare obiect se indica numarul de inventar atribuit. În aceste cazuri, este necesar ca, pe lânga numarul de inventar respectiv, sa se foloseasca si numere suplimentare.

Numerele de inventar ale mijloacelor fixe transferate altor unitati sau scoase din functiune nu pot fi atribuite altor mijloace fixe intrate în unitate. Aceste numere ramân libere pâna la renumerotarea mijloacelor fixe, când se întocmeste un nou registru al numerelor de inventar.

Mijloacele fixe închiriate se evidentiaza în contabilitatea unitatii care le-a luat cu chirie, în conturi în afara bilantului, cu numerele de inventar atribuite de unitatea care le-a dat cu chirie.

• FISA MIJLOCULUI FIX (Cod 14-2-2)

Serveşte ca document pentru evidenţă analitică a mijloacelor fixe.

Se întocmeşte într-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelaşi fel şi de aceeaşi valoare, care au aceleaşi cote de amortizare şi sunt puse în functiune în aceeasi lună.

Se pastreaza pe grupe de mijloace fixe, în ordinea codurilor din clasificarea imobilizarilor corporale conform legislatiei în vigoare, iar în cadrul acestora, fisele mijloacelor fixe se grupeaza pe locuri de folosinta.

Fisele mijloacelor fixe scoase din functiune sau transferate se evidentiaza separat.

Se completează pe baza documentelor justificative privind miscarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completarii, îmbunatatirii, modernizarii sau reevaluarii lor (bon de miscare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din functiune etc.).

• BON DE MISCARE A MIJLOACELOR FIXE (Cod 14-2-3A)

Serveste ca:

• Document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe între douăa locuri de folosinţă ale unităţii (sectie, serviciu, brigadă, atelier, unitaţi subordonate etc.);
• Document de însoţire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la secţia sau subunitatea predătoare la cea primitoare;
• Document justificativ de înregistrare în evidenta responsabilului cu mijloacele fixe la locurile de folosinta si în contabilitate.

Se întocmeste în doua exemplare de catre persoana desemnata de compartimentul care dispune miscarea mijloacelor fixe (compartimentul mecanic-sef, energetic-sef, administrativ etc.).

• PROCES-VERBAL DE RECEPTIE (Cod 14-2-5); PROCES-VERBAL DE RECEPTIE PROVIZORIE (Cod 14-2-5/a); PROCES-VERBAL DE PUNERE ÎN FUNCTIUNE (Cod 14-2-5/b)

Serveste ca:

• Document de înregistrare în evidenţa operativă si în contabilitate;
• Document de consemnare a stadiului în care se afla obiectivul de investiţii;
• Document de apreciere a calitatii lucrarilor privind obiectivul de investiţii;
• Document de aprobare a recepţiei (cod 14-2-5);
• Document de constatare a îndeplinirii conditiilor de receptie provizorie a obiectivului de investitii (cod 14-2-5/a);
• Document de aprobare a recepţiei provizorii a obiectivului de investitii (cod 14-2-5/a);
• Document de punere în funcţiune a obiectivului de investiţii (cod 14-2-5/b).

Se întocmeste în trei exemplare, la data punerii în functiune a mijlocului fix, astfel:

• - procesul-verbal de receptie (cod 14-2-5) se întocmeşte pentru mijloacele fixe independente care nu necesita montaj si nici probe tehnologice (utilaje pentru interventie, unelte, accesorii de productie, mijloace de transport auto, animale etc.), acestea considerându-se puse în functiune la data achizitionarii lor;
• - procesul-verbal de receptie provizorie (cod 14-2-5/a) se întocmeşte pentru utilajele care necesita montaj, dar care nu necesita probe tehnologice, produse cu ciclu lung de fabricatie care depasesc un exercitiu bugetar, realizate pe faze de fabricatie, precum si cladirile si constructiile speciale care nu deservesc procese tehnologice, acestea considerându-se puse în functiune la data terminarii montajului, respectiv la data terminarii constructiei;
• - procesul-verbal de punere în functiune (cod 14-2-5/b) se întocmeşte pentru utilajele si instalatiile care necesita montaj si probe tehnologice, precum si cladirile si constructiile speciale care deservesc procese tehnologice acestea considerându-se puse în functiune la terminarea probelor tehnologice.
• Se întocmeste de catre secretarul comisiei numite pentru receptionarea obiectivului de investitii, în prezenta membrilor comisiei care este formata din: presedinte, specialisti-consultanti, asistenti la receptie.

• PROCES-VERBAL DE SCOATERE DIN FUNCTIUNE A MIJLOACELOR FIXE/DE DECLASAREA UNOR BUNURI MATERIALE (Cod 14-2-3/aA)

Serveste ca:

- document de constatare a îndeplinirii conditiilor necesare scoaterii din functiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinta si de declasare a altor bunuri materiale decât mijloacele fixe, potrivit dispozitiilor legale;

- document de consemnare a scoaterii efective din functiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinta sau de declasare a bunurilor materiale;

- document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente si materialelor rezultate din scoaterea efectiva din functiune a mijloacelor fixe, precum si din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare;

- document justificativ de înregistrare în evidenta magaziilor (depozitelor) si în contabilitate.

2.Se întocmeste în doua exemplare, separat pentru mijloace fixe, materiale de natura obiectelor de inventar în folosinta si bunuri materiale aflate în gestiunea unui singur gestionar, pe baza documentatiei prevazute în normele legale (nota privind starea tehnica a mijlocului fix propus a fi scos din functiune, deviz estimativ al reparatiei capitale, act constatator al avariei, avize, nota justificativa privind descrierea degradarii bunurilor materiale, specificatia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc.).

 Surse : Ordin 3512 din 27.11.2008 privind documentele financiar contabile. Varianta PDF o puteţi descărca aici.