Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme metodologice.

Pentru acele situații în care prin alte reglementări speciale se prevede ca formularul original trebuie sa fie pastrat la alta unitate, atunci la înregistrarea în contabilitate este folosită copia documentului respectiv.

Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligația să aducă la cunoșțintă, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorului unității (administratorului unității, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării unității respective).

În termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicarii, conducatorul unitatii trebuie sa încheie un proces-verbal, care sa cuprindă:

• datele de identificare a documentului disparut;
• numele și prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentului;
• data și împrejurarile în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

Procesul-verbal se semnează de către:

• conducatorul unitatii;
• conducatorul compartimentului financiar-contabil al unitatii sau persoana împuternicita sa îndeplineasca aceasta functie;- persoana responsabila cu pastrarea documentului; 
• seful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentului, după caz.

Când disparitia documentelor se datorează însusi conducătorului unității, măsurile prevăzute de prezentele norme metodologice se iau de către ceilalți membri ai consiliului de administrație, după caz.

În condițiile în care documentul pierdut a fost întocmit de catre unitate într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleasi proceduri prin care a fost întocmit documentul original, mentionându-se în antetul documentului ca este reconstituit, si sta la baza înregistrarilor în contabilitate.

Ori de câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infracțiune, se încunoștintează imediat organele de urmărire penală.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire", întocmit separat pentru fiecare caz.

Dosarul de reconstituire trebuie sa contină toate lucrarile efectuate în legătură cu constatarea și reconstituirea documentului dispărut, și anume:

• sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariția documentului;
• procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
• dovada sesizarii organelor de urmărire penală sau dovada sancționarii disciplinare a persoanei vinovate, după caz;
• dispoziția scrisă a conducatorului unității pentru reconstituirea documentului;
• o copie a documentului reconstituit.

În cazul în care documentul disparut a fost emis de altă unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitentă. În acest caz, unitatea emitentă va trimite unității solicitante, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu si vizibil mentiunea "DUPLICAT", cu specificarea numarului si datei dispoziției pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.

Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza legală pentru efectuarea înregistrarilor în contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate. În acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suporta paguba adusă unității, salariaților sau altor unități, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor legale.

În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie sa emita un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.

Duplicatul poate fi:

• o factura nouă, care sa cuprindă aceleasi date ca si factura initială, si pe care sa se mentioneze că este duplicat și că înlocuiește factura initială; sau
• o fotocopie a facturii initiale, pe care sa se aplice stampila societatii si sa se mentioneze ca este duplicat si ca înlocuieste factura initiala.

Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc raspunderi materiale, care cuprind si eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective.

Găsirea ulterioară a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sancțiunilor aplicate, în condițiile legii.

În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal, și se păstrează împreună cu procesul-verbal în dosarul de reconstituire.

Conducatorii unităților vor lua măsuri pentru asigurarea înregistrării și evidenței curente a tuturor lucrărilor întocmite, primite sau expediate, stabilirea si evidența responsabililor de păstrarea acestora, evidența tuturor reconstituirilor de documente, precum și pentru păstrarea dosarelor de reconstituire, pe toată durata de păstrare a documentului reconstituit.

 Surse : Codul muncii. Varianta PDF o puteţi descărca aici.